El ser humano es social por naturaleza. Es inherente su tendencia a organizarse y cooperar en relaciones interdependientes. La historia de la humanidad podría trazarse a través del desarrollo de las organizaciones sociales. Las primeras organizaciones fueron la familia y pequeñas tribus nómadas pero luego, la humanidad del mismo modo que las relaciones y organizaciones ha ido evolucionando hasta llegar a grupos más estables que se han convertido en algo fundamental en nuestras vidas.
La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo, provocando una mentalidad organizativa en todos y cada uno de los pasos de una persona.
Por tanto, igual que en la vida cuotidiana, las empresas cumplen la misma mentalidad estableciendo así, como elemento de vital importancia la organización de esta. De este modo, es muy importante analizar la organización interna de una empresa para poder entender su función y poderse integrar en el mercado.
Definición ORGANIGRAMA:
Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa.
Si estudiamos los organigramas desde un punto de vista general vemos que se trata de una representación gráfica que expresa en términos concretos y accesibles la estructura, jerarquía e interrelación de las distintas áreas que componen una empresa u organización.
Para que el organigrama ejerza su función hace falta que todos los que componen la empresa conozcan cuál es su definición, para que de esa manera, tengan un conocimiento básico pero fundamental, acerca de lo que es este sencillo pero valioso recurso.
Hay diversas definiciones, más o menos completas sobre el organigrama visto desde distintos puntos de vista de distintos autores:
- Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos el organigrama es una "representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación".
- Para Enrique B. Franklin el organigrama es "la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen".
- Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos", define el organigrama como la "representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría".
- Simón Andrade define organigrama como la expresión gráfica o esquemática de la estructura organizativa de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc."
Por tanto, gracias a la aportación de todas estas definiciones y la más global, podemos establecer una conclusión completa del concepto de organigrama.
Definimos organigrama como una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.
Partiendo de la definición, hay que tener en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc.,
Pero todos aquellos que participan en su diseño y elaboración, deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, para poder establecer la mejor opción en cada caso.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado. Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama.
Históricamente, el organigrama es un símbolo de la evolución de la industria occidental que partió de ser fundamentalmente de naturaleza individual. Más adelante, paso a convertirse en un requisito previo para la supervivencia de la empresa dando valor así, a la capacidad organizativa de estas.
Tipos de Organigramas:
Podemos clasificar los distintos tipos de organigramas según cinco diferentes criterios:
1. Por su naturaleza
2. Por su finalidad
3. Por su ámbito
4. Por su contenido
5. Por su presentación o disposición gráfica.
1. POR SU NATURALEZA:
Este grupo, para entenderlo mejor podemos dividirlo en tres tipos de organigramas:
- Organigramas Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a esta sola organización en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
- Organigramas Macroadministrativos: Involucran a más de una organización a diferencia de los organigramas microadministrativos.
- Organigramas Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
2. POR SU FINALIDAD:
Según la finalidad u objetivo que pretenda alcanzar el organigrama, podemos clasificarlos en:
- Organigramas Informativos: este tipo de organigramas tienen el objetivo de ser informados a todo el público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.
- Organigramas Analíticos: este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de los instrumentos de la empresa y sus aplicaciones.
- Organigramas Formales: este tipo de organigramas representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuentan con el instrumento escrito de su aprobación.
- Organigramas Informales: este tipo de organigramas son como los organigramas formales pero en cambio estos, no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3. POR SU ÁMBITO:
Este grupo, según el ámbito que abarcan pudiendo ser mayor o menor, se divide en dos tipos de organigramas:
- Organigramas Generales: este tipo de organigramas contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Son a nivel general, como bien indica su nombre.
- Organigramas Específicos: este tipo de organigramas muestran en forma particular la estructura de un área de la organización concreta.
4. POR SU CONTENIDO:
Este grupo, según el grado de información que contenga el organigrama, se divide en tres tipos:
- Organigramas Integrales: este tipo de organigramas son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Son equivalentes a los generales.
- Organigramas Funcionales: este tipo de organigramas incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.
- Organigramas de puestos, plazas y unidades: este tipo de organigramas indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:
Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas según del modo en que son presentados:
- Organigramas Verticales: este tipo de organigramas presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior. Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo, especificando el grado de importancia dentro de la empresa.
- Organigramas Horizontales: este tipo de organigramas despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo
- Organigramas Mixtos: este tipo de organigramas son una mezcla del organigrama vertical y del horizontal. Vemos pues, que utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades gráficas.
- Organigramas de Bloque: este tipo de organigramas son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
- Organigramas Circulares: en este tipo de organigramas, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad.
Principales autores sobre la organización de la empresa:
El panorama general en el campo de la dirección estratégica se orienta a explicar las causas por las cuales algunas organizaciones tienen éxito mientras otras fracasan, manteniendo entre ambos tipos de organizaciones elementos comunes. Seguidamente tenemos tres diferentes posibilidades de organización de empresa:
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Se denomina organización científica del trabajo a la disposición racional del mismo en el seno de la fábrica o el taller, de tal forma que su productividad o rendimiento sea el mayor posible, en concordancia con los objetivos generales de la empresa. El principio de la división del trabajo se halla en la base de todo sistema de organización racional del mismo.
Frederick Taylor mejoró los métodos de trabajo mediante el estudio detallado de movimientos y fue el primero en utilizar el cronómetro para medir el trabajo
Con su obra “PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo.
En su primer periodo Frederick Taylor se enfocó especialmente en la racionalización de los obreros, posteriormente en su segundo periodo se preocupa de los principios de la administración aplicables a todas las situaciones de la empresa
El gran aporte de Frederick Taylor en la empresa fue el haber desarrollado una ciencia del trabajo y Administración Científica a partir de los siguientes principios:
1. Organización Científica del Trabajo: Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo.
2. Selección y entrenamiento del trabajador: La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus capacidades, propiciando una mejora del bienestar del trabajador.
3. Cooperación entre directivos y operarios: La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleado, para lograr esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del trabajo.
4. Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo: Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual.
En esencia la teoría de Taylor expresa que:
· El objetivo de una buena administración es pagar salarios altos y tener bajos costos unitarios de producción.
· Para lograr ese objetivo, la administración debe aplicar métodos científicos de investigación y experimentación a su problema global, con el fin de formular principios y establecer procesos estandarizados que permitan el control de las operaciones de producción.
· Los empleados deben ser distribuidos científicamente en servicios opuestos de trabajo donde los materiales y las condiciones laborales sean adecuados, para que las normas puedan cumplirse.
· Los empleados deben ser entrados científicamente en la ejecución de servicio o la tarea para perfeccionar sus actitudes, de modo que se cumpla la producción normal.
· Debe establecerse una atmósfera de íntima y cordial cooperación entre la administración y los trabajadores para garantizar la continuidad de este ambiente psicológico.
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Mintzberg señala que el término estrategia ha sido definido de múltiples formas, pero casi siempre resulta común en ellas que es un conjunto consciente y deliberado de orientaciones las cuales determinan decisiones hacia el futuro.
Henry Mintzberg ha sido un precursor en identificar arreglos organizacionales que se adelantaron a su tiempo, y casi podríamos decir que es uno de los referentes más importante en relación a la concepción y práctica de la “organización virtual”.
Mintzberg reconcilió cotidianamente el pensamiento científico con el desorden del management, y nos sugiere que un mundo de organizaciones debe necesariamente incluir una dimensión humana: ciencia, arte y oficio finalmente reunidos.
Henry Mintzberg no niega la importancia de mirar hacia al futuro y de impulsar visiones creativas, pero introduce un concepto clave: la existencia de patrones de comportamiento organizacional que dependen en gran medida de las experiencias pasadas. La experiencia que surge de las acciones pasadas –deliberadas o no- no dejan de hacerse sentir, proyectándose hacia el futuro.
Teniendo en cuenta la naturaleza fragmentaria de las actividades del gerente sugiere que los gerentes desempeñan distintos roles en el desempeño de sus actividades que, según Mintzberg son diez en total, las cuales a su vez pueden llegar a ser agrupadas en tres importantes áreas: Interpersonal, Informativa y Decisoria.
Algunas de las obras de este autor son:
En Safari a la estrategia (1999) donde identifica y critica a discreción las 10 principales escuelas de pensamiento estratégico ya que él tenía una idea diferente de este concepto.
En Strategy Bites Back (2005) Mintzberg ataca la falta de espontaneidad de la planificación estratégica clásica.
Su último libro publicado es Tracking Strategies, Towards a General Theory (2007). El trabajo pretende explicar los cambios de estrategias de manera deliberada o forzada.
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Se le atribuye a su teoría el término fordismo.
El término “fordismo” se refiere al modo de producción en serie que llevo a la práctica Henry Ford. Este sistema supone una combinación de cadenas de montaje, maquinaria especializada, altos salarios y un número elevado de trabajadores en plantilla. Este modo de producción resulta rentable siempre que el producto pueda venderse a un precio bajo así, podemos decir que el fordismo nos ofrece un modelo de observación-práctica, orientado esencialmente a la acción.
El "Fordismo" realiza no sólo el principio de división del trabajo según especialización total, tal como lo había formulado anteriormente Babbage, y lo había perfeccionado el taylorismo, sino va más allá e inicia lo que se ha llamado, con cierta exageración, la "segunda revolución industrial".
De todas formas Ford aplicó consecuentemente el principio taylorista de la división del trabajo, aunque modificándolo para orientarlo al objetivo de la conquista del mercado con bienes de producción en masa
Aportes a la administración de Henry Ford:
· Disminución de los tiempos de producción mediante el uso eficiente de la maquinaria y las materias primas y la distribución acelerada de sus productos
· Reducción de inventarios en proceso.
· Aumento de la producción debido a la especialización del trabajo y al empleo de la línea de producción
· Salario mínimo por día y hora y jornada máxima laboral de 8 horas
· Desarrollo vertical (desde la materia prima hasta el producto terminado) y horizontal (desde la manufactura hasta la distribución)
· Líneas propias de crédito para la financiación de los vehículos
· Cedió acciones de la Ford Motor Co. a sus trabajadores, con el fin de incrementar los ingresos de los empleados
Obra de Henry Ford:
“Today and Tomorrow” (“Hoy y Mañana”), libro en el que trataba de reflejar todas las ideas sobre el futuro y su visión de la revolución de los medios de producción industriales que él mismo había impulsado.
Organigrama empresa LLAO LLAO:
- ALTA DIRECCIÓN: es el cargo más alto de la empresa y la ocupan esos socios fundadores los cuales aportan la mayor parte del capital. Realizan todas las decisiones de la empresa, nacionales e internacionales, y dirigen a todos los otros departamentos, teniendo representantes en todos los departamentos y sectores. Gracias a su presencia es posible la organización y buen funcionamiento de la empresa. Por último, buscan las estrategias que le permitan crecer en diferentes sectores como sería la dimensión, la productividad… La componen la dirección nacional y la dirección internacional.
- DIRECCIÓN NACIONAL: este grupo forma parte de la alta dirección pero se centra en los departamentos y sectores de ámbito nacional creando estrategias propias según las características de ese país. Todas las decisiones de esta dirección, antes de ser aprobadas y promulgadas han de pasar por los altos cargos de la alta dirección. Su función es fundamental para coordinar el departamento de conservación y el departamento de servicios.
- DIRECCIÓN INTERNACIONAL: este grupo, igual que la dirección nacional, forma parte de la alta dirección y cualquier decisión tomada en él ha de ser supervisada por la alta dirección. A diferencia de la dirección nacional esta se encarga de decisiones de ámbito internacional y se compone por el sector publicitario y el sector financiero.
- DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN: este departamento basa su actividad en la adquisición, conservación y distribución del producto a todas las tiendas propias de la empresa. Gracias a él, le es posible a la empresa contar con alimentos y provisiones de buena calidad y una distribución puntual y eficiente en todas las localidades. Este departamento solo actúa a nivel nacional y se compone por el sector de aprovisionamiento y el sector de distribución del producto.
- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS: este departamento, al igual que el departamento de conservación, solo actúa a nivel nacional y se encuentra en el mismo nivel jerárquico. Basa su actividad a la presentación al público del servicio que ofrece, que en este caso se trata de la venta de un alimento innovador, y también a la supervisión de las ventas para poder controlar los diferentes agentes que afectan a la empresa. Se compone del sector de venta al público y el sector de dirección y supervisión.
- SECTOR PUBLICITARIO: este sector es uno de los dos encargados a crear estrategias de ámbito internacional y su actividad se basa en promocionar el producto a los distintos países que le rodean. Por tanto, ha de tratar de conocer las características de ese país al que pretende influenciar y encargar una campaña de publicidad para poder expandirse.
- SECTOR FINANCIERO: al igual que el sector publicitario, actúa en un terreno internacional. Su actividad se basa en invertir en el extranjero para que la empresa pueda crecer y ser conocida por otras nacionalidades. También puede crear cuentas en entidades extranjeras para mantener su estabilidad financiera y no hacer depender a la empresa de una misma entidad de un solo país.
- SECTOR DE APROVISIONAMIENTO: este sector parte del departamento de conservación y por tanto, actúa de manera nacional. Su actividad se basa en relacionarse con los proveedores y provisionar la empresa con todos los productos, maquinaria y provisiones necesarias por la empresa. Este sector está compuesto por los trabajadores y los empresarios.
- SECTOR DE DISTRIBUCIÓN DEL PRODUCTO: este sector, al igual que el sector de aprovisionamiento, proviene del departamento de conservación y actúa nacionalmente. Su actividad se basa de distribuir partiendo del lugar de conservación y elaboración de productos, los alimentos a los distintos locales donde la empresa tiene un negocio.
- SECTOR DE VENTA AL PÚBLICO: este sector, proviene del departamento de servicios y por tanto, también actúa nacionalmente. Su actividad se basa en hacer llegar el producto al consumidor de una manera atractiva y agradable, provocando el aumento de consumidores.
- SECTOR DE DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN: este sector, perteneciendo también al departamento de servicios y actuando en ámbito nacional, basa su actividad en supervisar el mercado de los consumidores para controlar el negocio de cada pequeño local en cada una de las localidades en que se encuentra la empresa.
- TRABAJADORES: este grupo está en la parte más inferior en la jerarquización. Forman el grupo más abundante ya que se trata de personas que ejercen las actividades más básicas y fundamentales para el funcionamiento de la empresa.
- EMPRESARIOS: este grupo, está en el mismo nivel que los trabajadores pero a diferencia de estos, tienen más privilegios a la hora de tratarse de tareas básicas ya que estos, se encargan más de supervisar las actividades realizadas por los trabajadores.
- ENCARGADOS: se encuentran al mismo nivel jerárquico que los trabajadores y que los empresarios pero estos se encargan de la seguridad de la actividad de la empresa.
- CONTABILIDAD: este grupo se encarga de administrar y controlar los beneficios y las pérdidas de todos los pequeños negocios de cada localidad. Vemos pues, que cada localidad tiene un grupo de contabilidad.
- FINANCIACIÓN: este grupo se encuentra en un nivel jerárquico igual que la contabilidad y basa su actividad en la distribución del patrimonio disponible a un nivel muy pequeño, abarcando cada uno de estos grupos, una localidad. También propone las posibles futuras inversiones que permitirían aumentar la empresa en muchos aspectos.
- MÁRQUETING: es el último grupo que está al mismo nivel jerárquico que la contabilidad y financiación. Basa su actividad en crear estrategias de ventas diferentes para cada localidad, habiendo hecho previamente un estudio de las características de esa población.
Conclusión:
Una vez estudiada la organización de una empresa desde todos los puntos, vemos que es la actividad matriz de toda empresa, ya que permite coordinar todos los agentes que intervienen en un negocio e indicarles cuál es su función. De una manera poco definida, siempre tenemos un pequeño organigrama en cada una de las actividades que realizamos ya que es la base de estabilidad y predicción de estas. Podemos saber pues, a partir de una buena organización, los puntos fuertes de la empresa y administrar esta entidad de manera que pueda rendir el máximo beneficio.
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